Dirección de una reunión

4.2 Dirección de una reunión

  Se entiende por reunión a la agrupación de varias personas en un momento y espacio especifico, con la finalidad de tratar un tema, informar, solventar conflictos, y tomar decisiones. Puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado.

Objetivos en una reunión

1.- Debatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia en los que convenga conocer la opinión de todo el equipo

2.-fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos de vista, ayudar a crear una cultura común (modo de actuar, nivel de exigencia, escala de valores, etc.).

3.- favorece el contacto personal: facilita la comunicación y ayuda a cohesionar al equipo.

Importancia 

   las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de la empresa se están realizando correctamente o no.

Antes de la reunión

    1. Prepara el orden del día

    2. Decidir quien debe asistir a la reunión

    3. Disponer de una ubicación y un horario apropiado para la reunión

    4. Distribuir el orden del día

    5. Platicar con cada uno de los participantes antes del encuentro

Durante la reunión 

   1.-Controlar el tiempo para que el grupo cumpla con lo programado.

   2.-Determina los conflictos e interviene cuando sea necesario.

3.-Verifica periódicamente si el grupo esta preparado para tomar una decisión.

4.-Implementa los reglamentos de la decisión de grupo.

 Antes de terminar la reunión, resume las decisiones y las asignaciones.

Seguimiento de la reunión 

1.- Examinar los resultados y el proceso de la reunión

2.-Reparar las relaciones afectadas por medio de conversaciones informales.

3-Dar seguimiento a los miembros para ver la manera en que están progresando sobre los temas que les han sido asignados.

Tarea 11

Dificultades de dirección en una reunión 

UNA REUNIÓN ES UNA TÉCNICA MEDIANTE LA CUAL UNA SERIE DE PERSONAS CON UNOS OBJETIVOS COMUNES INTERCAMBIAN INFORMACIÓN SOBRE UNO O VARIOS TEMAS, PARA LOGRAR UNOS RESULTADOS A TRAVÉS DE UNOS COMPROMISOS COMUNES.

El hombre por naturaleza es un ser inminentemente social y el cual tiende a relacionarse con otras personas estableciendo grupos en la escuela, en su zona donde vive y por supuesto en su trabajo los grupos son espacios donde interactúan dos o más personas que trazan objetivos particulares.

Se denominan grupos formales a aquellos que se forman dentro de un empleo que tienen trabajos específicos a realizar y grupos informales al grupo de amigos por ejemplo con que cada quien prefiere juntarse aquí en la escuela que solo nos liga el hecho de tener cosas afines. El comportamiento de los grupos es un problema que los gerentes han buscado estudiar se ha establecido una serie de pasos donde se explica el desarrollo del grupo. 

La finalidad última es que las reuniones se conviertan en un recurso efectivo de comunicación, motivación y resolución de conflictos.

La conducta de reunión y sus dificultades :

Es imprescindible evitar que suceda alguno de estos puntos:

• Dispersión en el tratamiento de los temas: hay que acotar los temas a tratar para que los asistentes sepan a qué se van a enfrentar.
• Falta de concreción y de criterios claros: los participantes tienen que ser concisos en su exposición y seguir los parámetros marcados por los organizadores.
• Ausencia de objetivos en el orden del día: qué se quiere conseguir con la reunión.
• Duración excesiva: las reuniones demasiado largas poco aportan. Además, provocan una pérdida de tiempo que impide hacer otras tareas importantes.
• Preparación insuficiente e inadecuada: durante el desarrollo de los temas se pone de manifiesto que falta información para poder llegar a tomar decisiones.
• Soluciones indeterminadas: no se sabe muy bien como llevar a cabo algunas propuestas o acuerdos de solución.
• Dirección ineficaz o inexistente: sensación de falta de control en la forma en que se conduce la reunión. Crea desmotivación y dispersión que normalmente acaba con la falta de concreción de propuestas y soluciones.
• Discusiones no pertinentes: a veces, en medio de una reunión, alguien saca algún tema no previsto y deriva la discusión hacia otros asuntos que, en aquel momento, no se tendrían que tratar. Es muy común, especialmente en aquellas organizaciones que no dan voz a sus integrantes y éstos buscan cualquier momento para poder expresar su opinión.
• Retraso en el comienzo: difícilmente se ven reuniones que empiezan en la hora estipulada. Especialmente si es con otras empresas u organizaciones, indica poca seriedad y falta respeto por el tiempo de los demás.
• No llegar a tomar decisiones: hay reuniones que parecen una conversación entre diferentes personas en un contexto diferente al laboral. Por mucha confianza que haya entre las personas que hablen, hay que pensar que el objetivo de la reunión es tomar decisiones y cumplir objetivos que afectan a todos los integrantes. En caso de no entenderlo así, no se abordan los temas principales y se dejen para más adelante, cuando precisan de una rápida actuación.
• Interrupciones del exterior: es muy complicado mantener una reunión cuando se escuchan ruidos o constantemente entra y sale gente de la sala. Rompe el ritmo, eterniza las discusiones y dificulta seguir un orden y planificación.
• Dominancia de algunas personas: en una reunión hay que contar con la opinión de todo el mundo y fomentar la cooperación. Hay que saber exponer lo que uno propone, pero también escuchar. Por lo tanto, es importante tomar en consideración lo que cada uno diga y que no solamente sea una persona quien lleve la batuta.

Tarea 10

Expresión y desenvolvimiento

Habla y expresión 

Es un acto singular, por el cual una persona, de forma individual y voluntaria, cifra un mensaje concreto, eligiendo para ello el código, los signos y las reglas que necesita. Dicho de otra manera, es el acto por el cual el hablante, ya sea a través de la fonación (emisión de sonidos) o de la escritura, utiliza la lengua para establecer un acto de comunicación. 

Expresión corporal

La expresión oral es el conjunto de técnicas que determinan las pautas generales que deben seguirse para comunicarse oralmente con efectividad, o sea, es la forma de expresar sin barreras lo que se piensa. Esta no sólo implica un conocimiento adecuado del idioma, sino que abarca también varios elementos no verbales.

Elementos de la expresión corporal 

Voz: La imagen auditiva tiene un gran impacto para el auditorio. A través de la voz se pueden transmitir sentimientos y actitudes. 

Postura: Es necesario que el orador establezca una cercanía con su auditorio. Por eso, debe evitarse la rigidez y reflejar serenidad y dinamismo. 

Mirada: De todos los componentes no verbales, la mirada es la más importante. El contacto ocular y la dirección de la mirada son esenciales para que la audiencia se sienta acogida. 

Dicción: Como se dijo anteriormente, el hablante debe tener un buen dominio del idioma. Tal conocimiento involucra un adecuado dominio de la pronunciación de las palabras, la cual es necesaria para la comprensión del mensaje. 

Estructura del mensaje: Es forzoso planear con anterioridad lo que se va a decir. Un buen orador no puede llegar a improvisar. El mensaje debe estar bien elaborado. 

Vocabulario: Al hablar, debe utilizarse un léxico que el receptor puede entender 

Gestos: Mehrabian calculó que el 55% de lo que se comunica se hace mediante gestos. 

Cuerpo: Es importante, sobre todo, no mantener los brazos pegados al cuerpo o cruzados.

Expresión oral:

Es la disciplina cuyo objeto es la conducta motriz con finalidad expresiva, comunicativa y estética en la que el cuerpo, el movimiento y el sentimiento como instrumentos básicos

Elementos de la expresión oral

Espacio: lugar donde se desarrolla la acción. Extensión ocupada, direcciones y desplazamientos. Dependiendo de este tendremos más o menos posibilidades de movimiento. (Amplios, pequeños...) 

Tiempo: dimensión que nos permite medir el curso de los hechos. (Lentos y rápidos; Continuos y por partes...). 

Intensidad: Es la fuerza o energía que aplicamos a los movimientos. (Fuertes, suaves...).Continuos y por partes...). 

Tarea 9

Comunicación no verbal 

Son variables como la expresión facial, la mirada, los gestos, etc. Son comunicativas en sí y pueden cambiar el contenido de un mensaje. Por ejemplo, la mirada que estamos utilizando en un momento determinado dice algo de nuestro estado, estas variables, pueden acompañar al contenido verbal de dos formas:

Enfatizando el mensaje verbal

Contradiciendo el mensaje verbal

Además los componentes no verbales se realizan de forma inconsciente y son la base de las primeras impresiones.

Componentes no verbales:

v La mirada: Es importante en una conversación puesto que lo contrario lleva a pensar que el receptor se aburre y no está interesado. La mirada, desvela mucho sobre las personas: su estado de ánimo el aprecio hacia otras personas, el interés.

v Expresiones faciales: son la variable más observable para obtener información y cumplen las siguientes funciones:

Indicar emociones 

Proporcionar retroalimentación 

Expresar actitudes hacia los demás

Proporcionar más expresividad al contenido verbal

v Sonrisa: Es signo de las emociones positivas y puede utilizarse para regular una conversación, coquetear, expresar vergüenza, etc

v Postura corporal: puede ser tanto o más comunicativa que el propio contenido verbal. Algunas de nuestras posturas pueden ser: acercamientos, retiradas, expansión, contracción e ira.

v Orientación corporal: Se define como el grado de desviación de las piernas y los hombros con respecto a la otra persona.

v Gestos o movimientos del cuerpo: Acción breve no verbal que realiza la persona generalmente con las manos y la cara (por ejemplo, posarse el dedo índice sobre los labios cuando queremos silencio).

v Gestos con las manos: La forma de mover las manos que tiene una persona es función de su cultura, edad, sexo, estado de ánimos. Los gestos con las manos pueden además servir para ilustrar nuestras emociones y actitudes.

v Movimientos con piernas y pies: se asocian a tensión. En toda situación, lo recomendable es una postura relajada.

v Gestos con la cabeza: Varían en función de la cultura salvo el de afirmación y negación. Durante una conversación la cabeza debe moverse acompañando a la mirada.

v Distancia interpersonal: Es el espacio cuya invasión nos provoca malestar. Ese espacio variará en función al grado de relación con el otro.

v Contacto físico: Varía mucho según el contexto. Por ejemplo la utilización del tacto puede conllevar el dar a conocer actitudes y emociones así como una interacción social.

v Apariencia personal: El aspecto exterior de las personas cuenta con una serie de características que en principio no son modificables tales como la cara, la altura, etc. Esta apariencia personal, tiene un valor comunicativo muy potente. Añadir que cada persona utilizará ese valor comunicativo de la apariencia personal según su propio criterio. 

Tarea 8

Tijuana B.C a 10 de marzo 20156

Apreciable Lic. Carmona 

Como egresada de la Lic. Contador Publico del Instituto Tecnológico de Tijuana, con experiencia en el área contable, estoy muy interesada en la vacante de Contador publico que se esta ofreciendo en el área de finanzas que publico el Lic. Carmona que se ha estado publicando en los distintos medios de comunicación el día de hoy.

Observará en el currículum vitae que anexo a este correo electrónico que como especialista en el área de Finanzas, he contribuido a que distintas empresas alcancen un nivel económico bastante estable así como también e integrado sistemas contables para estas, destacando los reconocimientos que se me han otorgado por mis habilidades contables en cada una de estas empresas , como podrá observar en el curriculum se muestra detalladamente del crecimiento profesional que he alcanzado durante estos años. 

Estoy enterada de la clara visión que tiene la empresa con ser la firma preferida por los mejores talentos del mundo, atraídos por sus  prestigio, cultura y diversidad así como también la firma elegida por los clientes más importantes, atraídos por la amplitud y profundidad de sus servicios de clase mundial y en todos los segmentos del mercado, y estoy bastante interesada en contribuir a que esto se logre.

Usted puede localizarme en el numero telefónico (664) 2953795 de 9:00 a 4:00pm hrs. 

Estamos en contacto.

Agradeciendo de antemano su amable consideración

C.P.C Olivas Araujo Emma Yatziby.

Tarea 7

Los flujos de comunicación 

Los flujos de comunicación, son tomados en cuenta a partir de la estructura comunicacional a nivel interno dentro de las organizaciones. La comunicación interna está dispuesta en cuatro formas: descendente, ascendente, diagonal y horizontal. Cada una de ellas obedece a la razón de ser, es decir, la comunicación que se da a partir de las disposiciones de la gerencia, la participación de los colaboradores en las decisiones y el flujo de información entre las unidades de la organización respectivamente.

Comunicación descendente

La comunicación descendente se ocupa de comunicar el orden establecido para el desarrollo de tareas, roles, entrenamiento, capacitación, directrices, políticas, etc.

Su carácter principal se establece por la naturaleza de la organización, dar orden. No solamente desde el sentido imperativo de quien da una orden, sino desde el sentido de organizar y ordenar. Una de las principales funciones de la comunicación descendente es la de comunicar la cultura organizacional y las directrices de cómo cumplirla.

Comunicación ascendente

La comunicación ascendente es aquella que, al contrario de la descendente, se da desde los niveles jerárquicos más bajos de la organización hacia los niveles más altos. Este flujo de comunicación permite que los colaboradores trabajen de manera pro activa en la toma de decisiones y participen de manera constante en la creación e innovación de la organización. Hay quienes consideran que la comunicación ascendente es indispensable pues desde aquí se habla de retroalimentación constante y se fundamenta el conocimiento mutuo de pensamientos y acciones.

Comunicación horizontal

La comunicación horizontal es aquella que se establece entre miembros de un mismo nivel jerárquico. Pueden ser entre departamentos, grupos o de forma individual, no hay presencia de autoridad y sirven para agilizar la estructura organizativa. Ese tipo de información se puede obtener a través de juntas, informes, asambleas, etc.

Se utiliza para:

Coordinar las actividades de los distintos empleados o departamentos de la empresa.

Resolver problemas de un departamento.

Tomar decisiones en las que tengan que intervenir varios departamentos.

Se usan reuniones de trabajo, notas, comunicados internos, trabajo en equipo, debates, teléfono, Internet, etc.

Comunicación diagonal

Es la que se puede realizar entre el gerente de departamento de comercialización y un empleado de finanzas y que está prevista en la organización. Es la necesidad de la coordinación intergrupal, debida a una urgencia por parte del emisor para conseguir una respuesta del receptor.

Diferencias.

La diferencia entre cada  una es que la comunicación ascendente se ocupa de dar ordenes para el desarrollo exitoso de las actividades en la organización y vienen de los niveles mas altos , la ascendente en cambio viene de los niveles mas bajos y su función es que los colaboradores u empleados trabajen de manera colaborativa, dando paso a la retroalimentacion, la horizontal se da entre sus departamentos aqui no existe autoridad alguno y funciona para que hacer mas ágil la estructura y por ultimo la diagonal, se da entre el gerente del departamento y un empleado.

Tarea 6

Comunicación Organizacional.
Es un proceso por el cual las actividades de una sociedad se recogen y se coordinan para alcanzar los objetivos de los individuos, del grupo de trabajo y de la organización misma. Esta, es a menudo un componente efectivo de gestión en todas las empresas u organizaciones. La perspectiva funcionalista de comunicación organizacional la define como un sistema de vías a través de las cuales fluyen los mensajes.  Esta comunicación se divide en básicamente en dos grupos, comunicacional formal e informal .

Comunicación formal e informal

• Comunicación Formal: Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones de tipo laboral, en esta se establecen tareas, metas, objetivos. Se caracteriza por que los procesos y procedimientos están a la luz pública. Se soporta en los medios escritos y orales.

• Comunicación Informal: Se forma a partir  de las relaciones de amistad. Se estructura desde la cotidianidad. Los temas pueden ser laborales pero no dentro de la empresa, pero por ser información que va de persona a persona  formando una cadena, puede ser cambiada o deformada y prestarse para chismes o los peligrosos rumores.

Redes de comunicación.