Dirección de una reunión

4.2 Dirección de una reunión

  Se entiende por reunión a la agrupación de varias personas en un momento y espacio especifico, con la finalidad de tratar un tema, informar, solventar conflictos, y tomar decisiones. Puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado.

Objetivos en una reunión

1.- Debatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia en los que convenga conocer la opinión de todo el equipo

2.-fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos de vista, ayudar a crear una cultura común (modo de actuar, nivel de exigencia, escala de valores, etc.).

3.- favorece el contacto personal: facilita la comunicación y ayuda a cohesionar al equipo.

Importancia 

   las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de la empresa se están realizando correctamente o no.

Antes de la reunión

    1. Prepara el orden del día

    2. Decidir quien debe asistir a la reunión

    3. Disponer de una ubicación y un horario apropiado para la reunión

    4. Distribuir el orden del día

    5. Platicar con cada uno de los participantes antes del encuentro

Durante la reunión 

   1.-Controlar el tiempo para que el grupo cumpla con lo programado.

   2.-Determina los conflictos e interviene cuando sea necesario.

3.-Verifica periódicamente si el grupo esta preparado para tomar una decisión.

4.-Implementa los reglamentos de la decisión de grupo.

 Antes de terminar la reunión, resume las decisiones y las asignaciones.

Seguimiento de la reunión 

1.- Examinar los resultados y el proceso de la reunión

2.-Reparar las relaciones afectadas por medio de conversaciones informales.

3-Dar seguimiento a los miembros para ver la manera en que están progresando sobre los temas que les han sido asignados.

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Dificultades de dirección en una reunión 

UNA REUNIÓN ES UNA TÉCNICA MEDIANTE LA CUAL UNA SERIE DE PERSONAS CON UNOS OBJETIVOS COMUNES INTERCAMBIAN INFORMACIÓN SOBRE UNO O VARIOS TEMAS, PARA LOGRAR UNOS RESULTADOS A TRAVÉS DE UNOS COMPROMISOS COMUNES.

El hombre por naturaleza es un ser inminentemente social y el cual tiende a relacionarse con otras personas estableciendo grupos en la escuela, en su zona donde vive y por supuesto en su trabajo los grupos son espacios donde interactúan dos o más personas que trazan objetivos particulares.

Se denominan grupos formales a aquellos que se forman dentro de un empleo que tienen trabajos específicos a realizar y grupos informales al grupo de amigos por ejemplo con que cada quien prefiere juntarse aquí en la escuela que solo nos liga el hecho de tener cosas afines. El comportamiento de los grupos es un problema que los gerentes han buscado estudiar se ha establecido una serie de pasos donde se explica el desarrollo del grupo. 

La finalidad última es que las reuniones se conviertan en un recurso efectivo de comunicación, motivación y resolución de conflictos.

La conducta de reunión y sus dificultades :

Es imprescindible evitar que suceda alguno de estos puntos:

• Dispersión en el tratamiento de los temas: hay que acotar los temas a tratar para que los asistentes sepan a qué se van a enfrentar.
• Falta de concreción y de criterios claros: los participantes tienen que ser concisos en su exposición y seguir los parámetros marcados por los organizadores.
• Ausencia de objetivos en el orden del día: qué se quiere conseguir con la reunión.
• Duración excesiva: las reuniones demasiado largas poco aportan. Además, provocan una pérdida de tiempo que impide hacer otras tareas importantes.
• Preparación insuficiente e inadecuada: durante el desarrollo de los temas se pone de manifiesto que falta información para poder llegar a tomar decisiones.
• Soluciones indeterminadas: no se sabe muy bien como llevar a cabo algunas propuestas o acuerdos de solución.
• Dirección ineficaz o inexistente: sensación de falta de control en la forma en que se conduce la reunión. Crea desmotivación y dispersión que normalmente acaba con la falta de concreción de propuestas y soluciones.
• Discusiones no pertinentes: a veces, en medio de una reunión, alguien saca algún tema no previsto y deriva la discusión hacia otros asuntos que, en aquel momento, no se tendrían que tratar. Es muy común, especialmente en aquellas organizaciones que no dan voz a sus integrantes y éstos buscan cualquier momento para poder expresar su opinión.
• Retraso en el comienzo: difícilmente se ven reuniones que empiezan en la hora estipulada. Especialmente si es con otras empresas u organizaciones, indica poca seriedad y falta respeto por el tiempo de los demás.
• No llegar a tomar decisiones: hay reuniones que parecen una conversación entre diferentes personas en un contexto diferente al laboral. Por mucha confianza que haya entre las personas que hablen, hay que pensar que el objetivo de la reunión es tomar decisiones y cumplir objetivos que afectan a todos los integrantes. En caso de no entenderlo así, no se abordan los temas principales y se dejen para más adelante, cuando precisan de una rápida actuación.
• Interrupciones del exterior: es muy complicado mantener una reunión cuando se escuchan ruidos o constantemente entra y sale gente de la sala. Rompe el ritmo, eterniza las discusiones y dificulta seguir un orden y planificación.
• Dominancia de algunas personas: en una reunión hay que contar con la opinión de todo el mundo y fomentar la cooperación. Hay que saber exponer lo que uno propone, pero también escuchar. Por lo tanto, es importante tomar en consideración lo que cada uno diga y que no solamente sea una persona quien lleve la batuta.

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Expresión y desenvolvimiento

Habla y expresión 

Es un acto singular, por el cual una persona, de forma individual y voluntaria, cifra un mensaje concreto, eligiendo para ello el código, los signos y las reglas que necesita. Dicho de otra manera, es el acto por el cual el hablante, ya sea a través de la fonación (emisión de sonidos) o de la escritura, utiliza la lengua para establecer un acto de comunicación. 

Expresión corporal

La expresión oral es el conjunto de técnicas que determinan las pautas generales que deben seguirse para comunicarse oralmente con efectividad, o sea, es la forma de expresar sin barreras lo que se piensa. Esta no sólo implica un conocimiento adecuado del idioma, sino que abarca también varios elementos no verbales.

Elementos de la expresión corporal 

Voz: La imagen auditiva tiene un gran impacto para el auditorio. A través de la voz se pueden transmitir sentimientos y actitudes. 

Postura: Es necesario que el orador establezca una cercanía con su auditorio. Por eso, debe evitarse la rigidez y reflejar serenidad y dinamismo. 

Mirada: De todos los componentes no verbales, la mirada es la más importante. El contacto ocular y la dirección de la mirada son esenciales para que la audiencia se sienta acogida. 

Dicción: Como se dijo anteriormente, el hablante debe tener un buen dominio del idioma. Tal conocimiento involucra un adecuado dominio de la pronunciación de las palabras, la cual es necesaria para la comprensión del mensaje. 

Estructura del mensaje: Es forzoso planear con anterioridad lo que se va a decir. Un buen orador no puede llegar a improvisar. El mensaje debe estar bien elaborado. 

Vocabulario: Al hablar, debe utilizarse un léxico que el receptor puede entender 

Gestos: Mehrabian calculó que el 55% de lo que se comunica se hace mediante gestos. 

Cuerpo: Es importante, sobre todo, no mantener los brazos pegados al cuerpo o cruzados.

Expresión oral:

Es la disciplina cuyo objeto es la conducta motriz con finalidad expresiva, comunicativa y estética en la que el cuerpo, el movimiento y el sentimiento como instrumentos básicos

Elementos de la expresión oral

Espacio: lugar donde se desarrolla la acción. Extensión ocupada, direcciones y desplazamientos. Dependiendo de este tendremos más o menos posibilidades de movimiento. (Amplios, pequeños...) 

Tiempo: dimensión que nos permite medir el curso de los hechos. (Lentos y rápidos; Continuos y por partes...). 

Intensidad: Es la fuerza o energía que aplicamos a los movimientos. (Fuertes, suaves...).Continuos y por partes...).